Kirjoittaja: Petra - Punkto

Blogi

Kirjoittamisen pitää olla hankalaa


 

Tartu sinä moukariin ja tao omaa aikaasi kuin hehkuvaa rautaa. Älä pelkää suuria aiheita, sillä ihminen kasvaa työnsä mukana. Ole rohkea. Sinulla täytyy olla uskallusta myös epäonnistua. – – Ennen kaikkea, älä masennu, älä katkeroidu, älä koskaan vihaa ihmistä.

Näillä sanoilla opasti Mika Waltari aikanaan nuoria kirjailijoita. Waltarin sanat pätevät yhä kirjoittamiseen. Ja mielestäni myös sisältömarkkinointiin ja inbound-markkinointiin, joissa kummassakin tekstisisältöjen rooli on keskeinen.

Internet ja sosiaalinen media ovat aiheuttaneet viime vuosina ilmiön, jota yleisesti kutsutaan sisältötulvaksi. Me kulutamme päivittäin rivikaupalla tekstisisältöjä: mielenkiintoisia, hyödyllisiä, hauskoja, häkellyttäviä ja kuohuttavia, mutta myös huonoa ja hyödytöntä sisältöä. Tekstiä voi verkkoon suoltaa kuka tahansa aiheesta kuin aiheesta, sillä kanavia ja lukijoita riittää. Tähän en tartu tällä kertaa, vaan keskitytään siihen, miten sinä voit kehittyä kirjoittajana.

Olen purkanut Waltarin ohjetta pienempiin osiin, jotta kirjoittamisesta tulisi sinulle helpompaa, eikä tekstiesi tarvitsisi kadota tulvaan. Otin itsekkäästi myös vapauden hieman muokata Waltarin viisaita sanoja 2010-luvun meininkiin sopivammiksi. Pääajatus on kuitenkin edelleen alkuperäisen mukainen.

 

Kuinka tulla yhä paremmaksi kirjoittajaksi?

Uskalla kirjoittaa. Harjoittelematta hyviä kirjoittajia on harvassa. En pysty kertomaan sinulle, millainen hyvä kirjoittaja tarkalleen ottaen on. Toisaalta et tiedolla mitään tekisikään. Jos haluat hyväksi kirjoittajaksi, sinun on uskallettava aloittaa. Sinun on oltava rohkea ja kirjoitettava – yhä uudestaan ja uudestaan erilaisia tekstejä. Helppoa tästä ei saa.

Tekstin tekemistä on kuitenkin mahdollista oppia. Vaikka kirjoitustaito on ikivanha taito, se ei ole aikansa elänyt. Tekstejä tarvitaan yhä ja laadukas sisältö on tällä hetkellä erittäin tärkeää, jos haluaa menestyä. Ole siis rohkea, älä kammoksu tai mieti etukäteen mahdollista pieleen menoa. Voin luvata, että välillä menet metsään ja huutelet kuuroille korville! Kaikki, jotka kirjoittavat, mokaavat, hukkaavat ajatuksen tai tekevät hyödytöntä höttöä. Jos ei uskalla kokeilla, menettää paljon, eikä voi oppiakaan uutta.

 

Älä pelkää mitään. Uskaltamiseen liittyy myös se, että aiheita tai kanavia ei kannata pelätä. Ole oma itsesi ja kerro tutuista asioista, sillä sinä olet oman osaamisesi asiantuntija. Tällä pääset jo alkuun. Moni pelkää sitä, että kerran internetiin laitettu on siellä ikuisesti. Minä ajattelen asian niin, että verkossa on miljoonittain tekstejä – jos menee pieleen, tekstini hukkuu takuuvarmasti joukkoon. Kun saan tekstin erottumaan joukosta, olen onnistunut.

 

Epäonnistu, epäonnistu ja epäonnistu. Hyväksy, että epäonnistumisia tulee. Hyväksy se, että aina viesti ei mene perille niin kuin ajattelit. Ahkera ja periksiantamaton oppii hyväksi kirjoittajaksi. Hyvä kirjoittaja sietää kritiikkiä itseltään ja muilta. Yksi epäonnistuminen opettaa meille enemmän kuin monta onnistumista. Onnistuessa siirrytään eteenpäin, mutta epäonnistuessa syitä vatvotaan kahvipöytiä myöten. Älä kuitenkaan unohdu märehtimään, vaan ota opiksi ja jatka.

 

Kasva harjoittelemalla. Jo alussa siteeraamani viisas mies, Mika Waltari, on myös korostanut lukemisen merkitystä kirjoittamiselle. Allekirjoitan tämän. Jos et lue muiden tekstejä, sinulta jää paljon hyviä oppeja saamatta. Lue lehtiä, blogeja ja kirjoja. Tutki some-päivityksiä ja Google-mainoksia. Ota oppia muilta.

Tutkimalla toisten kirjoittamien tekstien rakennetta, rytmiä, lauseita ja sanavalintoja opit valtavasti. Muista siis lukiessa ajatella lukemaasi ja tekstin merkityksiä, kuten Waltarikin on kehottanut. Kiinnitä lukiessa huomiota, kuinka sanat loihtivat mielikuvia ja miten ne virittävät tunteita.

Harjoittelemalla ja muita tutkimalla sinun on mahdollista oppia, kuinka teksti on enemmän kuin kirjaimia paperilla. Kirjoittamisessa voi harjaantua samalla tavalla kuin missä tahansa muussa asiassa. Laiskalla homma jää puolitiehen kuin liian pienet housut, mutta ahkera kehittyy ja hyötyy taidoistaan. Kirjoittamista pitää harjoitella säännöllisesti, jotta tulet taitavaksi tekstintuottajaksi.

 

Tartu läppäriin ja tao omaa aikaasi. Jatketaan Waltarin opissa. Mestari on todennut, että hyvällä kirjoittajalla on kykyä nähdä, ajatella ja ymmärtää. Käymme päivittäin keskustelua päivän uutisista, ilmiöistä ja tapahtumista. Me myös ajattelemme näitä asioita itseksemme.

Miksi et siirtäisi tätä samaa ajatustyötä ja keskustelua kirjoitukseksi? Yhtä lailla kirjoittaminen auttaa ymmärtämään maailmaa ja merkityksiä. Tekstiin voit sisällyttää ajatustesi lisäksi päämääriäsi, tarjota hyötyä lukijoille ja parhaimmillaan jopa viihdyttää. Kirjoittamalla välität niin tietoa kuin ajatuksia. Kirjoita siis rohkeasti aiheista, joista olet kiinnostunut ja joihin sinulla on kosketuspintaa. Mieti aina kenelle kirjoitat, sillä lukija on keskustelukumppanisi.

 

Ennen kuin ryntäät kirjoittamaan, ota koppi vielä tästä. Toinen tekstien taitaja, Katleena Kortesuo, mainitsee Ei oo totta -blogissaan: ”Teksti – sekä puhuttu että kirjoitettu – on kaiken viestinnän ja brändin välittymisen ydin”. Yrityksesi tekstien on sovittava muuhun brändiin. Tekstisisällöt tarvitsevat saman huomion ja viimeistelyn kuin visuaalinen ilme.

 


Jos kaipaat apuja kirjoittamisessa tai yritystekstien hiomisessa, ota yhteyttä. Lue vinkkini hyvään sähköpostiin ja myyntikirjeeseen.

Blogi

Millainen on hyvä sähköposti? 6 vinkkiä, jotka auttavat sinua


Ensimmäinen blogini käsittelee yhtä tavanomaisinta yritysviestinnän muotoa. Sähköpostia, jota lähes jokainen meistä käyttää työssä ja vapaalla.

Sähköposteja lähetetään päivittäin useita, jopa kymmeniä. Yritysten välisessä asioiden hoidossa ja yhteydenpidossa siitä on tullut suositumpi kuin puhelinsoitosta. Myös sisäinen kommunikointi tapahtuu yhä useammin sähköpostilla: pikainen näpyttely, enter ja maili on jo toisella puolella sermiä. Kätevää!

Sähköposti on kaikessa helppoudessaan myös äärimmäisen haastava viestintäväline. Harva kuitenkaan tulee miettineeksi asiaa sen kummemmin. 

Minäkään en ajatellut, että tämä arkipäiväinen kirjallisen viestinnän muoto saisi kunnian aloittaa blogini. Olin tehnyt suunnitelmat blogien sisällöistä jo pitkälle ensi kevääseen, eikä sähköpostia mainittu suunnitelmassani missään muodossa.

Mikä minut sitten sai tarttumaan tähän aiheeseen? Miksi sähköposti on niin merkittävä, että se ohitti kaikki muut suunnitelmani? Sähköposti on yksi tärkeimmistä asiakasviestinnän kanavista. Usein se on ensimmäinen kontakti mahdolliseen asiakkaaseen tai yhteistyökumppaniin. Sillä ylläpidetään asiakassuhdetta ja sen rooli on sisäisessä viestinnässä keskeinen. Sähköpostissa on myös turhan usein väärinymmärretyksi tulemisen riski. Sähköpostia osaavat kaikki kirjoittaa – muka. Muutamia syitä mainitakseni, miksi sähköposti sai kunnian olla ensimmäinen.

 

Sähköposti asiakasviestinnän ja myynnin välineenä

Viime viikolla keskustelin muutamassa eri yhteydessä sähköpostin sisällöstä. Keskusteluihin liittyviä sähköposteja oli kaksi ja molemmissa oli kyse myynnistä ja asiakasviestinnästä. Toinen viesteistä oli myyntikirje ja toinen palaute menetetylle asiakkaalle.

Myyntikirje oli omani. Viesti, jota pari viikkoa sitten lähetin useille eri tahoille. Viestini vastaanottajat kertoivat saavansa päivittäin paljon sähköposteja, joita he eivät edes avaa. Lähettämäni viestin he olivat kuitenkin lukeneet alusta loppuun, eikä kyse ollut aivan lyhyestä tekstistä.

Kirjeeni sai kiitosta kielestä, vastaanottajan tarpeiden huomioinnista, oikeasta ajoituksesta ja oikeanlaisesta tuttavallisuudesta.

On tietysti selvää, että alan ammattilaisena myyntikirjeideni pitääkin olla kunnossa, sillä nekin ovat referenssejä osaamisestani. Hyvä myyntikirje todellakin tuottaa tulosta, siksi sen kirjoittamiseen kannattaa käyttää hieman aikaa. Mutta miten tästä kirjeestä sitten tuli niin hyvä, että se sai lähes jakamattoman huomion sähköpostitulvan keskellä?

 

6 vinkkiä hyvän myyntikirjeen ja sähköpostiviestin kirjoittamiseen

  1. Mieti aina kenelle kirjoitat. Jos vastaanottaja ei ole paras kaverisi, valitse muodollisempi ote. Mutta jos vastaanottaja ei ole korkeassa asemassa ja olette ehkä jo tavanneet jossain, lisää hieman rentoutta sisältöön. Jos on mahdollista, selvitä henkilön nimi ja asema. Ikäkin vaikuttaa tyylin valintaan. Älä kuitenkaan sorru matkimaan nuorisoslangia. Yolot ja puhekielisyys kannattaa jättää vapaa-ajan viesteihin. Lähetä sähköposti aina vastaanottajan omaan sähköpostiosoitteeseen – älä yleiseen info@yritys.fi-laatikkoon. Toki jos näin pyydetään tekemään, niin noudata silloin kehotusta. Vastaanottaja tuntee olevansa tärkeä, kun yksilöit kirjeen juuri hänelle. Itse käytän lähes aina pelkkää etunimeä puhutteluun ja se toimii, koska sähköpostini sisältö on muuten rakennettu kohteliaaksi ja oikealla sävyllä.
  1. Kiinnitä erityistä huomiota sähköpostin aiheeseen. Aihe vastaa otsikkoa ja siinä pitäisi kiteytyä tärkein. Vastaanottajan pitää ensisilmäyksellä ymmärtää, mitä viestisi käsittelee. Pelkkä ”tapaaminen” ei valaise asiaasi riittävästi. ”Tapaaminen 7.9.2016 klo 11 liittyen mainosmateriaaleihinne” kertoo jo paljon enemmän ja saat vastaanottajan huomion. Myyntikirjeessä pyrin itse käyttämään vastaanottajan yrityksen nimeä sekä sitä asiaa, jota minä olen heille myymässä. ”Tehtäisiinkö Yritys Oy:n sähköpostiviestinnästä laadukkaampaa?”
  1. Huolehdi, että viestisi rakenne on kunnossa. Sähköpostissakin pitää olla alku, keskikohta ja loppu. Aloita aina puhuttelemalla vastaanottajaa. Voit myös kysellä, mitä hänelle kuuluu vaikkapa näin syksyn kynnyksellä. Aina tämä ei kuitenkaan ole tarpeen. Parhaimman vaikutuksen teet, kun jatkat puhuttelun jälkeen persoonallisesti kaavasta poiketen. Sähköpostin kirjoittamiseen pätee vanha tuttu myyntitekniikan laji AIDA. AIDA muodostuu sanoista attention, interest, desire, action. Sähköpostin pitää herättää vastaanottajan huomio. Sen on saatava hänet kiinnostumaan tuotteesta ja haluamaan siinä tarjottua tuotetta tai palvelua, niin että vastaanottaja ryhtyy toimintaan saadakseen sen. Päätä viestisi toivotukseen ja ystävälliseen tervehdykseen, joka sopii tilanteeseen.
  1. Ole selkeä ja jämpti. Älä jaarittele. Älä tuputa tuotteitasi tai palveluitasi. Kerro sen sijaan, mitä vastaanottaja hyötyy, kun hän ostaa sinulta. Ole rehellinen, äläkä rehentele ja unohda ympäripyöreä mainospuhe.
  1. Käytä aikaa kirjoittamiseen ja tarkistukseen. Sähköpostisi tekee sinusta ensivaikutelman. Lähtisitkö asiakastapaamiseen kotiverkkareissa ja huonosti valmistautuneena? Älä siis unohda pisteitä, isoja alkukirjaimia ja hyvää kieltä. Jos epäröit omaa kielioppiosaamistasi, kirjoita sähköposti ensin Wordissä. Näin vältät pahimmat kirjoitusvirheet, sillä Word kertoo niistä sinulle ja tarjoaa korjausvaihtoehtoja. Googlekin voi auttaa sinua, jos jonkin sanan kirjoitusasu mietityttää. Oikolue tai pyydä jotain toista lukemaan tekstisi. Tehokas viestintä ja hyvä teksti tarvitsevat aikaasi. Kun viesti on viimeistelty, asiakas kokee olevansa arvostettu.
  1. Lopuksi mieti, voitko seistä sanojesi takana. Älä lähetä mitään harkitsematta, kiireessä ja puolivalmiina. Kasvotusten pitäisi pystyä sanomaan samat asiat kuin kirjoitetussa viestissä.

BONUSVINKKI: Hymiöistä ollaan montaa mieltä. En suosittele niitä ensimmäiseen yhteydenottoon ja seuraaviinkin vain tapauskohtaisesti. Pystyt luomaan oikeanlaisen tunnelman tekstiisi ilman hymiöitäkin. Kun käytät aikaa viestin kirjoittamiseen, myös väärinymmärrysten mahdollisuus pienenee, eikä hymiöitä tarvita siitäkään syystä.

Lännen nopein on nykyään näppäimistö. Enteriä on helppo painaa ja omat tunteet voivat purkautua ruudulle väärässä kohdassa. Hillitse aina kiukkuiset ajatukset. Tämä neuvo liittyy siihen toiseen sähköpostiin, josta kerroin aiemmin blogissa. Talouselämä listasi tähän liittyen hyviä neuvoja viime kesäkuussa.


Jos oma aika tai osaaminen ei riitä myyntikirjeiden hiomiseen, ammattilainen voi auttaa sinua.
Ota rohkeasti yhteyttä, niin hiotaan viestintänne kuntoon!