Blogi

Millainen on hyvä sähköposti? 6 vinkkiä, jotka auttavat sinua


Tagged: , ,

Ensimmäinen blogini käsittelee yhtä tavanomaisinta yritysviestinnän muotoa. Sähköpostia, jota lähes jokainen meistä käyttää työssä ja vapaalla.

Sähköposteja lähetetään päivittäin useita, jopa kymmeniä. Yritysten välisessä asioiden hoidossa ja yhteydenpidossa siitä on tullut suositumpi kuin puhelinsoitosta. Myös sisäinen kommunikointi tapahtuu yhä useammin sähköpostilla: pikainen näpyttely, enter ja maili on jo toisella puolella sermiä. Kätevää!

Sähköposti on kaikessa helppoudessaan myös äärimmäisen haastava viestintäväline. Harva kuitenkaan tulee miettineeksi asiaa sen kummemmin. 

Minäkään en ajatellut, että tämä arkipäiväinen kirjallisen viestinnän muoto saisi kunnian aloittaa blogini. Olin tehnyt suunnitelmat blogien sisällöistä jo pitkälle ensi kevääseen, eikä sähköpostia mainittu suunnitelmassani missään muodossa.

Mikä minut sitten sai tarttumaan tähän aiheeseen? Miksi sähköposti on niin merkittävä, että se ohitti kaikki muut suunnitelmani? Sähköposti on yksi tärkeimmistä asiakasviestinnän kanavista. Usein se on ensimmäinen kontakti mahdolliseen asiakkaaseen tai yhteistyökumppaniin. Sillä ylläpidetään asiakassuhdetta ja sen rooli on sisäisessä viestinnässä keskeinen. Sähköpostissa on myös turhan usein väärinymmärretyksi tulemisen riski. Sähköpostia osaavat kaikki kirjoittaa – muka. Muutamia syitä mainitakseni, miksi sähköposti sai kunnian olla ensimmäinen.

 

Sähköposti asiakasviestinnän ja myynnin välineenä

Viime viikolla keskustelin muutamassa eri yhteydessä sähköpostin sisällöstä. Keskusteluihin liittyviä sähköposteja oli kaksi ja molemmissa oli kyse myynnistä ja asiakasviestinnästä. Toinen viesteistä oli myyntikirje ja toinen palaute menetetylle asiakkaalle.

Myyntikirje oli omani. Viesti, jota pari viikkoa sitten lähetin useille eri tahoille. Viestini vastaanottajat kertoivat saavansa päivittäin paljon sähköposteja, joita he eivät edes avaa. Lähettämäni viestin he olivat kuitenkin lukeneet alusta loppuun, eikä kyse ollut aivan lyhyestä tekstistä.

Kirjeeni sai kiitosta kielestä, vastaanottajan tarpeiden huomioinnista, oikeasta ajoituksesta ja oikeanlaisesta tuttavallisuudesta.

On tietysti selvää, että alan ammattilaisena myyntikirjeideni pitääkin olla kunnossa, sillä nekin ovat referenssejä osaamisestani. Hyvä myyntikirje todellakin tuottaa tulosta, siksi sen kirjoittamiseen kannattaa käyttää hieman aikaa. Mutta miten tästä kirjeestä sitten tuli niin hyvä, että se sai lähes jakamattoman huomion sähköpostitulvan keskellä?

 

6 vinkkiä hyvän myyntikirjeen ja sähköpostiviestin kirjoittamiseen

  1. Mieti aina kenelle kirjoitat. Jos vastaanottaja ei ole paras kaverisi, valitse muodollisempi ote. Mutta jos vastaanottaja ei ole korkeassa asemassa ja olette ehkä jo tavanneet jossain, lisää hieman rentoutta sisältöön. Jos on mahdollista, selvitä henkilön nimi ja asema. Ikäkin vaikuttaa tyylin valintaan. Älä kuitenkaan sorru matkimaan nuorisoslangia. Yolot ja puhekielisyys kannattaa jättää vapaa-ajan viesteihin. Lähetä sähköposti aina vastaanottajan omaan sähköpostiosoitteeseen – älä yleiseen info@yritys.fi-laatikkoon. Toki jos näin pyydetään tekemään, niin noudata silloin kehotusta. Vastaanottaja tuntee olevansa tärkeä, kun yksilöit kirjeen juuri hänelle. Itse käytän lähes aina pelkkää etunimeä puhutteluun ja se toimii, koska sähköpostini sisältö on muuten rakennettu kohteliaaksi ja oikealla sävyllä.
  1. Kiinnitä erityistä huomiota sähköpostin aiheeseen. Aihe vastaa otsikkoa ja siinä pitäisi kiteytyä tärkein. Vastaanottajan pitää ensisilmäyksellä ymmärtää, mitä viestisi käsittelee. Pelkkä ”tapaaminen” ei valaise asiaasi riittävästi. ”Tapaaminen 7.9.2016 klo 11 liittyen mainosmateriaaleihinne” kertoo jo paljon enemmän ja saat vastaanottajan huomion. Myyntikirjeessä pyrin itse käyttämään vastaanottajan yrityksen nimeä sekä sitä asiaa, jota minä olen heille myymässä. ”Tehtäisiinkö Yritys Oy:n sähköpostiviestinnästä laadukkaampaa?”
  1. Huolehdi, että viestisi rakenne on kunnossa. Sähköpostissakin pitää olla alku, keskikohta ja loppu. Aloita aina puhuttelemalla vastaanottajaa. Voit myös kysellä, mitä hänelle kuuluu vaikkapa näin syksyn kynnyksellä. Aina tämä ei kuitenkaan ole tarpeen. Parhaimman vaikutuksen teet, kun jatkat puhuttelun jälkeen persoonallisesti kaavasta poiketen. Sähköpostin kirjoittamiseen pätee vanha tuttu myyntitekniikan laji AIDA. AIDA muodostuu sanoista attention, interest, desire, action. Sähköpostin pitää herättää vastaanottajan huomio. Sen on saatava hänet kiinnostumaan tuotteesta ja haluamaan siinä tarjottua tuotetta tai palvelua, niin että vastaanottaja ryhtyy toimintaan saadakseen sen. Päätä viestisi toivotukseen ja ystävälliseen tervehdykseen, joka sopii tilanteeseen.
  1. Ole selkeä ja jämpti. Älä jaarittele. Älä tuputa tuotteitasi tai palveluitasi. Kerro sen sijaan, mitä vastaanottaja hyötyy, kun hän ostaa sinulta. Ole rehellinen, äläkä rehentele ja unohda ympäripyöreä mainospuhe.
  1. Käytä aikaa kirjoittamiseen ja tarkistukseen. Sähköpostisi tekee sinusta ensivaikutelman. Lähtisitkö asiakastapaamiseen kotiverkkareissa ja huonosti valmistautuneena? Älä siis unohda pisteitä, isoja alkukirjaimia ja hyvää kieltä. Jos epäröit omaa kielioppiosaamistasi, kirjoita sähköposti ensin Wordissä. Näin vältät pahimmat kirjoitusvirheet, sillä Word kertoo niistä sinulle ja tarjoaa korjausvaihtoehtoja. Googlekin voi auttaa sinua, jos jonkin sanan kirjoitusasu mietityttää. Oikolue tai pyydä jotain toista lukemaan tekstisi. Tehokas viestintä ja hyvä teksti tarvitsevat aikaasi. Kun viesti on viimeistelty, asiakas kokee olevansa arvostettu.
  1. Lopuksi mieti, voitko seistä sanojesi takana. Älä lähetä mitään harkitsematta, kiireessä ja puolivalmiina. Kasvotusten pitäisi pystyä sanomaan samat asiat kuin kirjoitetussa viestissä.

BONUSVINKKI: Hymiöistä ollaan montaa mieltä. En suosittele niitä ensimmäiseen yhteydenottoon ja seuraaviinkin vain tapauskohtaisesti. Pystyt luomaan oikeanlaisen tunnelman tekstiisi ilman hymiöitäkin. Kun käytät aikaa viestin kirjoittamiseen, myös väärinymmärrysten mahdollisuus pienenee, eikä hymiöitä tarvita siitäkään syystä.

Lännen nopein on nykyään näppäimistö. Enteriä on helppo painaa ja omat tunteet voivat purkautua ruudulle väärässä kohdassa. Hillitse aina kiukkuiset ajatukset. Tämä neuvo liittyy siihen toiseen sähköpostiin, josta kerroin aiemmin blogissa. Talouselämä listasi tähän liittyen hyviä neuvoja viime kesäkuussa.


Jos oma aika tai osaaminen ei riitä myyntikirjeiden hiomiseen, ammattilainen voi auttaa sinua.
Ota rohkeasti yhteyttä, niin hiotaan viestintänne kuntoon!